Le règlement intérieur de Bassée en Balade

Le règlement intérieur de Bassée en Balade a été adopté lors de l'assemblée générale du samedi 28 mars 2015 et modifié lors des assemblées générales extraordinaires du 26 mars 2022 et du 18 mars 2023.

Titre 1 − L’adhésion à l’association

Article 1 – L’adhésion annuelle

L’adhésion à Bassée en Balade s’effectue et se renouvelle par période allant du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.

En début de période, un appel à cotisation est adressé par courriel à tous les adhérents de la période précédente qui sont invités à régler rapidement leur cotisation s’ils veulent continuer à être membres de l’association.

Article 2 – L’adhésion du mineur

L’adhésion d’un mineur à Bassée en Balade intervient soit du fait d’une adhésion individuelle, soit du fait d’une adhésion familiale ; dans les deux cas, le mineur est un membre individualisé de l’association. Le bulletin d’adhésion est signé par les deux parents, sauf en cas d’autorité parentale unique attestée par son titulaire.

Article 3 – Le certificat médical

Pour participer à Bassée en Balade, il est demandé, selon une périodicité conforme à la règlementation sur les clubs sportifs, un certificat médical de non contre-indication à la pratique de la marche.

Article 4 - Les essais
Les personnes qui souhaitent découvrir l'association, dans le but d'y adhérer et de se licencier, peuvent être accueillis, à raison de trois essais au maximum, cumulés pour la randonnée et pour la marche nordique (et non six au total). Ces essais se déroulent dans le cadre de l’assurance responsabilité civile de l’association sans avoir à souscrire une assurance complémentaire. Cette garantie n'est plus valide si les personnes, non licenciées,
participent plus de trois fois aux sorties de l'association. Ces personnes extérieures au club
doivent préalablement informer de leur intention de participer aux activités, soit par mail ou
par téléphone à l’association.

Article 5 – La perte de la qualité de membre

La perte de la qualité de membre intervient pour non-paiement de la cotisation annuelle au 31 décembre ; elle est constatée par le conseil collégial sans autre procédure.

Cependant, si le non-paiement de la cotisation est le fait d’un membre du conseil d’administration, le constat est fait par ce conseil, l’intéressé en étant averti par courriel une semaine au moins avant la réunion de celui-ci.

La perte de la qualité de membre pour non-paiement de la cotisation laisse entièrement ouvert le droit pour la personne concernée de demander à nouveau son adhésion à l’association avec application de l’article 5 des statuts.

L’exclusion intervient pour un motif grave, notamment un comportement mettant en danger la sécurité des personnes lors des randonnées et séjours organisés par l’association, un comportement portant préjudice matériel ou moral à l’association.

Elle est envisagée d’abord par le bureau qui, par lettre recommandée, avertit l’intéressé de la décision susceptible d’être prise à son encontre et le convoque à une réunion du conseil d'administration pour lui permettre de se défendre. A cette réunion, l'intéressé peut se faire accompagner ou représenter par la personne de son choix. Ensuite, le cas échéant, l’exclusion est prononcée par le conseil d’administration.

Titre 2 – La direction et la gestion de l’association

Article 6 - Le Conseil d’administration et le conseil collégial

Le conseil d’administration prend toutes les décisions nécessaires à la vie de l’association, sous réserve des pouvoirs statutairement réservés à l’assemblée générale.

Le conseil collégial exécute les décisions du conseil d’administration ;il gère les projets en cours et les affaires courantes ; il prépare les réunions du conseil d’administration.
Le conseil d'administration demeure entièrement libre de fixer son ordre du jour au début de chacune de ses réunions.
Au conseil, le vote par procuration est admis dans la limite de deux pouvoirs par membre présent ; le vote à bulletin secret est de droit pour toute question relative aux personnes.
Les qualités de membre du conseil d’administration et de membre du conseil collégial se
perdent automatiquement du fait de la perte de la qualité de membre.

Article 7 – Le mineur à l’assemblée générale et au conseil d’administration

Un mineur adhérent à l’association a le droit de vote à l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. À partir de 16 ans, il peut être élu au conseil d’administration.

Titre 3 – Article 8 – Le Conseil Collégial

1.Le conseil collégial est au quotidien une instance ouverte de coordination de l’association : il assure la conduite collective des projets en cours et participe à la mise en place des orientations et actions prévues par le conseil d'administration. Il se réunit autant de fois que nécessaire. Il est investi des pouvoirs nécessaires au fonctionnement de l’association et peut ainsi agir en toutes circonstances en son nom, notamment sur

le plan légal.

2.Il peut désigner un ou plusieurs des membres pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. Chacun de ses membres peut ainsi être habilité à remplir, au cours d’une période déterminée, toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation et tout autre acte administratif nécessaire au
fonctionnement de l’association et co-décidé par les membres du conseil collégial.

3.Une convocation (date, heure, lieu) et un ordre du jour doit être notifié par tous
moyens à chaque membre du conseil collégial, au minimum 8 jours avant la date de la
réunion.

4.Il est tenu un procès-verbal des séances du conseil collégial qui doit parvenir à ses
membres dans les 3 semaines suivantes, au plus tard.

5.La présence de la moitié des membres du conseil collégial est nécessaire pour la validité des décisions.

Les décisions sont prises à la majorité simple des présents. Au conseil collégial, le vote par procuration est admis dans la limite de deux pouvoirs par membre présent ; le vote à bulletin secret est de droit pour toute question relative aux personnes. En cas de partage des voix, le vote du responsable de domaine concerné
sera prépondérant. Toutes les décisions devront être soumises et approuvées par le
Conseil d'Administration.

6.Les membres du Conseil collégial choisissent en leur sein, chaque année, au scrutin
secret, les responsables des activités clés de l’association :
•randonnée
•marche nordique
•balisage
•séjours
•finances
•administratif
•gestion informatique
•relations extérieures
Les membres peuvent occuper un ou plusieurs postes.
Des fonctions d’appui peuvent être attribuées aux administrateurs du CA ou à certains
adhérents, telles que par exemple le traitement des adhésions ou certaines actualisations sur le site web de l'association.

7.En cas de différent ou de mésentente entre les membres du Conseil Collégial, le Conseil d’Administration sera saisi pour décision et pour remédier au problème.

LE CONSEIL COLLÉGIAL : REPRÉSENTATION
1. Chacun des membres du conseil collégial est représentant légal de l’association, et peut représenter l’association dans tous les actes de la vie civile ainsi qu’auprès de la commune, du C.D.R.P., de la Fédération et des institutionnels.
2.Chacun des membres du conseil collégial est habilité à remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation et tout autre acte administratif nécessaire au fonctionnement de l’association et co-décidé par le conseil collégial.
3.Les responsabilités qu’assument les membres du conseil collégial leur confèrent autorité.
Le conseil collégial anime les réunions lors des assemblées générales ordinaires et extraordinaires, et les réunions du conseil d’administration.
4.Le conseil collégial exécute la politique de l’association approuvée par l’Assemblée générale et coordonne les actions du conseil d'administration, ainsi que les missions confiées à d’autres membres adhérents.
5.Tout courrier d’ordre général touchant à la vie essentielle de l’association doit être émis par le conseil collégial ou reçu par lui. Il est de même des communications téléphoniques relatives à la vie essentielle de l’association : il s’agit principalement des relations avec la FF Randonnée, le CDRP, les instances officielles….
6.Il est chargé des relations avec la municipalité, les autres associations de LA BASSEE, et des communications externes de l'association.

RESPONSABLE RANDONNÉE
1.Le responsable randonnée gère l’organisation des randonnées, aidé d’animateurs réguliers ou occasionnels, et s’assure de la présence d'au moins un animateur pour chaque sortie. En cas de déficience d’un animateur, il pourvoit à son remplacement . Dans le cas où la randonnée doit être annulée par la non-présence d'animateur disponible, il avertira l'ensemble des adhérents de cette annulation par un envoi groupé de mails ou de SMS.
2.Il organise la mise en place du calendrier des randonnées en regroupant toutes les propositions concernant la période correspondante,
3.Il sensibilise l’ensemble des adhérents aux règles élémentaires de sécurité.
4.Il a en charge la gestion des statistiques relatives aux randonnées : nombre de personnes présentes, nombre de kilomètres effectués …

RESPONSABLE MARCHE NORDIQUE
1.Le responsable marche nordique gère l’organisation des marches nordiques, aidé d’animateurs réguliers ou occasionnels, et s’assure de la présence d’un animateur pour chaque sortie. En cas de déficience d’un animateur, il pourvoit à son remplacement . Dans le cas où la marche nordique doit être annulée par la non -présence d'animateur disponible, il avertira l'ensemble des adhérents de cette annulation par un envoi groupé de mails ou SMS.
2.Il organise la mise en place du calendrier mensuel des marches nordiques en regroupant toutes les propositions concernant la période correspondante,
3.Il prévoit le calendrier mensuel une semaine avant la fin du mois concerné pour mise sur le site en fin de mois précédent.
4.Il sensibilise l’ensemble des adhérents aux règles élémentaires de sécurité.
5.Il a en charge la gestion des statistiques relatives aux marches nordiques : nombre de personnes présentes, nombre de kilomètres effectués …
6.Il a en charge la gestion du stock de bâtons de marche nordique ainsi que la répartition de ceux-ci aux différents animateurs.

RESPONSABLE BALISAGE
1.Le responsable balisage organise une équipe de baliseurs et d’aides-baliseurs en vue d’assurer la réalisation des mandats qui lui sont confiés par la commission sentiers du CDRP.
2.Il assure la gestion de cette équipe et garantit le respect du calendrier des campagnes de balisage.
3.Il a la charge de la communication relative à l’activité « sentier balisage » et signe les conventions annuelles avec le CDRP.
4.Il transmet au responsable financier tout document comptable rattaché à la gestion des sentiers.
5.Il s’assure de l’entretien du matériel et de l’achat de consommables relevant de son activité.
6. Il transmet les comptes rendus de balisage au CDRP.

RESPONSABLE SÉJOURS
1. Il anime les réunions du groupe de travail séjours.
2. Il gère la documentation et les catalogues des centres de vacances ainsi que les relations avec la FF Randonnée pour les domaines tourisme et assurance.
3. Il sollicite les adhérents en vue d'obtenir des propositions de séjours.
4. Il a en charge l'information de l'ensemble des adhérents et centralise les
inscriptions.
5. Il assiste les organisateurs dans la préparation de leurs séjours et assure le suivi des actions à réaliser pour chaque séjour.
6. Il analyse les avis et remarques faits par les participants lors des séjours
7. Il prépare le bilan quantitatif et qualitatif des séjours de l'année écoulée pour
présentation à l'assemblée générale.
8. En accord avec le responsable tourisme il vérifie le respect des règles et
recommandations de la FF Randonnée dans le cadre de l'extension de
l'immatriculation tourisme pour chaque séjour organisé.

RESPONSABLE FINANCIER
1.Le responsable financier détient la signature des comptes bancaires, ainsi qu’un
suppléant désigné annuellement au sein du conseil d'administration.
2.Le responsable financier gère les comptes de trésorerie et suit la gestion monétaire
de l’association.
3.Le responsable financier doit être préalablement avisé de toute opération engageant
les finances de l’association, à quelque titre que ce soit et par qui que ce soit.
4.Les notes de frais, conformément aux dispositions, seront payées ou prises en
compte sur justificatif et après accord signé par le responsable de l’activité au sein du
conseil collégial.
5.Tout document comptable (facture, note de frais, remise de chèques, reçus, remise
d’espèces) doit immédiatement être transmis au responsable financier pour
inscription dans les comptes et suivi de la trésorerie.
6.Le responsable financier a en charge la réception de tous moyens de paiement
relatifs aux diverses actions (adhésions, séjours, sorties culturelles, convivialité,
etc..).

RESPONSABLE ADMINISTRATIF
Les activités de secrétariat et d’administration générale sont du ressort du secrétaire et du
secrétaire adjoint.
Ces activités comprennent :
1. l’envoi de tout document officiel concernant l’association, sur instructions du
conseil collégial.
2. la rédaction et l’envoi des « ordres du jour » à partir de l'outil TAF,
3. la rédaction des comptes rendus de réunions, du Conseil collégial, du Conseil
d’administration, ainsi que ceux des Assemblées générales.
4.l’archivage des documents officiels et de gestion interne dans l'outil Dropbox.
5.la gestion des différentes habilitations aux outils informatiques hors site web
6.l'accueil téléphonique et la gestion de la boite courriel et Drive de l'association
7.la gestion de l'organisation de la formation
8.le responsable administratif assure la production des fichiers en vue de la rédaction des reçus fiscaux dans le cadre de la défiscalisation des frais de repérage des animateurs de randonnée. Il est en charge de l'établissement des reçus fiscaux.

RESPONSABLE GESTION INFORMATIQUE
1.Le responsable Gestion Informatique est en charge de la mise à jour régulière du site internet de l'association en collaboration avec les responsables de domaine.
2.Il est l’interlocuteur privilégié auprès du prestataire du logiciel utilisé par
l’association.
3. Il est l'administrateur général du site.
4. Il assure également la gestion des différentes habilitations aux outils informatiques
hors site web.

RESPONSABLE COMMUNICATION ET RELATIONS EXTÉRIEURES
1. Le responsable communication est en charge des communications externes de
l'association.
2. Il est en charge de la communication interne de l'association par la diffusion de
messages courriel.
3. Pour la diffusion d'informations rapides auprès des adhérents il peut être épaulé par
un autre membre du CA.
4. Il est le référent auprès de la municipalité, et des autres associations de La Bassée,
5. Il est l’interlocuteur privilégié auprès de la FFRP et du Comité Départemental de la
randonnée.

ADHÉSIONS ET LICENCES
S'agissant chaque année d'une mission ponctuelle, le Conseil d'Administration se laisse la
possibilité de déléguer le traitement et la gestion des adhésions à un adhérent expérimenté
ou à un membre du CA sous le contrôle du Conseil Collégial.
Les tâches confiées sont les suivantes :
1. réception des dossiers d’adhésion annuelle (bulletin adhésion, certificat médical,
paiement, certificat d’honorabilité).
2. enregistrement des adhésions auprès de la Fédération pour l’obtention des licences.
3. gestion du fichier des adhérents, et tenue à jour de leurs différentes coordonnées.
4. suivi des règlements concernant les adhésions, et transmission au responsable financier d'un état des adhésions .
5. prise en charge des réponses aux questions relatives aux adhésions posées par les
adhérents ou par les personnes externes à l’association.

Titre 3 – Droit à l’image et comptes rendus littéraires des
activités

Article 9- Images et comptes rendus sur le site Bassée en Balade

Bassée en Balade met en ligne sur son site des comptes rendus en images et textes de ses activités ; elle utilise les mêmes matériaux lors de réunions internes ou ouvertes au public. Elle le fait au bénéfice de ses membres (souvenirs, information interne) et pour se présenter à l’extérieur.

Article 10 – L’autorisation lors de l’adhésion annuelle

Le bulletin annuel de demande d’adhésion à Bassée en Balade comporte une clause par laquelle le demandeur majeur indique qu’il autorise l’association à reproduire et publier aux seules fins indiquées ci-dessus les images saisies lors des activités qu’elle organise au cours de l’année en cause et dans lesquelles il est reconnaissable.

Il autorise de même la mention de son prénom (associé éventuellement à la première lettre de son nom) dans les légendes des photos et comptes rendus littéraires de ces activités.

Ces clauses sont rappelées pour mémoire dans le bulletin d’inscription à un séjour.

Article 11 – L’autorisation concernant les mineurs lors d’un séjour et d’une manifestation

Concernant les mineurs, l’autorisation doit être signée par les deux parents, sauf cas particulier d'autorité parentale unique, et ce pour chaque séjour ou manifestation organisés par l’association.

Article 12 – Les garanties pour les personnes

Le conseil collégial de l’association veille à ce que les images et textes mis en ligne n’aient jamais un caractère désobligeant pour les personnes.

En outre, il donne suite dans les meilleurs délais à toute demande formulée par un membre de l’association de retrait d’une image le représentant de façon reconnaissable, et cela sans qu’il soit besoin d’une justification particulière.

Il opère de même concernant une demande par un membre de l’association de retrait de la mention de son identité dans un compte rendu.

Toute demande de retrait est adressée au président de l’association.

Titre 4 − L’organisation des activités

Article 13 – La participation aux activités

Pour participer aux activités de Bassée en Balade il faut avoir réglé la cotisation annuelle. Toutefois, les personnes envisageant une première adhésion peuvent être autorisées à participer à au plus trois randonnées avant d’adhérer.

Article 14 – Inscription aux activités
A l'exception de la marche nordique, pour participer aux activités, les adhérents doivent s’inscrire au préalable en utilisant le lien à leur disposition sur le mail adressé par
l'animateur aux adhérents quelques jours auparavant.

Article 15 - Les activités, randonnées ou marches nordiques, sont automatiquement annulées
par le club en cas d'alerte orange météo.

Article 16 – Le mineur participant à un séjour et sa santé

Un mineur présent lors d’un séjour sans être accompagné d’un titulaire de l’autorité parentale est placé sous la responsabilité d’un ou de plusieurs majeurs auxquels ses parents (ou titulaires de l’autorité parentale) l’ont confié. Ce ou ces majeurs doivent se munir d’une autorisation parentale écrite concernant leurs interventions à propos de la santé du mineur en cause.

Article 17− La sécurité, l'animateur et le randonneur

=> L’animateur

• Chaque randonnée est placée sous la responsabilité d’un animateur. Concernant la réalisation de la randonnée, l’animateur a une obligation de moyens et de prudence et non de résultats.

• L’animateur prépare la randonnée : itinéraire, estimation de la longueur, des temps de marche et de pause, consultation des prévisions météorologiques, repérage des replis possibles (itinéraire alternatif, abris, accès des secours, etc.).

• Il s’équipe en matériels d’orientation, de sécurité, de secours, de communication, adaptés à la randonnée.

• Il informe les participants sur l'itinéraire, le terrain, la météo, le niveau physique et l’équipement matériel requis.

• Il est en droit de refuser au départ de la marche tout participant ne disposant pas de l’équipement requis ou ne lui paraissant pas présenter un état physique adapté.

• Au départ et dans le cours de la randonnée, il procède aux adaptations nécessitées par les circonstances et la forme des participants.

• L’animateur respecte et s’attache au respect par le groupe des milieux traversés et de leur réglementation (par exemple sur la présence des chiens même tenus en laisse).

• Il respecte et s’attache au respect par le groupe des consignes de sécurité du code de la route.

• L’animateur est responsable pendant la marche et jusqu’à sa fin de l’ensemble du groupe qu’il a pris en charge au départ.

=> Le randonneur

• Le randonneur porte un équipement correspondant aux indications données de façon générale sur le site de l’association et spécifiées selon les randonnées.

• Il dispose sur lui de sa carte vitale, d’une pièce d'identité et de sa licence FFRP.

• Lors d’une rando, le marcheur souffrant d’une pathologie grave porte sur lui une fiche comportant les indications nécessaires en cas d’urgence.

• Le randonneur respecte les milieux traversés, le code de la route, les règles portant sur la présence des animaux.

• Il respecte les consignes données par l'animateur, par exemple sur l’organisation du groupe pendant la marche et la visibilité entre les personnes.

• Il ne quitte pas le groupe sans l’accord de l’animateur.

• Les chiens même tenus en laisse ne sont pas admis en randonnées.

Titre 5 – Dons et reçus fiscaux

Article 18 – L’objet des dons et reçus fiscaux

L'administration fiscale accorde à Bassée en Balade l'habilitation à recevoir des dons et délivrer des reçus fiscaux. Les dons se rapportent aux déplacements effectués au bénéfice de Bassée en Balade et pour lesquels l'adhérent renonce à leur remboursement par l’association.

Les déplacements au départ des randonnées et des séjours, autres que pour les animateurs, ne sont pas concernés par ces dispositions.

Article 19 – La gestion administrative et fiscale

Pour toutes les activités qui figurent à l'agenda de Bassée en Balade (réunions des commissions, conseils d'administration, reconnaissance et encadrement des balades...), le donateur renseigne l'ordre de mission après l'activité, au plus tard dans les 30 jours qui suivent et avant le 31 décembre ; dans les mêmes délais, il envoie au responsable de la gestion des dons les justificatifs des frais.

Pour les déplacements concernant des projets de séjours non encore mis au programme de Bassée en Balade, il est nécessaire d’obtenir du président un ordre de mission spécifique et préalable.

Des précisions sur la procédure sont données sur le site de l’association.

Titre 6 – Convocation aux assemblées générales

Article 20 – Modalités

• Les convocations aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires sont adressées par courriel à l’adresse électronique communiquée lors de l’adhésion annuelle.

• En cas d’absence à l’assemblée générale, les procurations seront envoyées, à partir de la messagerie déclarée lors de l’adhésion, à l’association bassee.en.balade@gmail.com au plus tard 48 heures avant l’assemblée générale.

• Les adhérents titulaires de cette adresse électro nique sont chargés de relayer cette information auprès des membres rattachés à leur licence (conjoint, enfants, petits enfants …).

Les adhérents ne disposant pas d’une adresse courriel seront convoqués par voie postale.

Article 21 – Modalités de l’élection des membres du Conseil d’Administration

• A son arrivée, l’adhérent signe la feuille d’émargement. Il lui est remis son bulletin de vote et ceux de ses mandants.

Sur le bulletin de vote figure la liste des postulants au Conseil d’administration.

• Au moment du vote, le Président de séance, appelle les membres du bureau de vote préalablement choisis.

L’électeur doit sélectionner au maximum le nombre de postes à pourvoir. Pour cela, il peut barrer des noms mais ne peut en rajouter au risque de nullité du bulletin.

• Le bureau de vote, vérifie le bon déroulement du scrutin, et tranche les cas litigieux.

• A l’issue du vote, les candidats sont classés en fonction du nombre de voix reçues. Sont élus les candidats qui ont obtenu au moins 50 % des voix ET qui figurent parmi les « X » premiers. « X » correspond au nombre de postes vacants. Les suivants ayant obtenu au moins 50 % des voix figureront sur une liste complémentaire en fonction du nombre de voix obtenues (en cas d’ex aequo, c’est le plus âgé qui primera pour ce classement),

Il sera fait appel aux candidats figurant sur cette liste par ordre de classement en cas de défection d’un membre du Conseil d’administration en cours de mandat et ce pour la durée restante de ce mandat.

Le règlement intérieur de Bassée en Balade